Formát PDF je synonymem pro spolehlivé elektronické dokumenty, které jsou dostupné všem uživatelům bez ohledu na používaný operační systém. Nyní se však jeho vnímání rozšiřuje i o možnost používání jako rychlou a efektivní alternativu k papírovým dokumentům. To výrazně napomáhá k elektronizaci a automatizaci procesů ve veřejné správě a v její komunikaci mezi sebou a s podniky.

Použití PDF, spolu s bezplatně dostupným programem Adobe® Reader®, nabízí obrovské možnosti práce s elektronickým dokumentem uvnitř úřadu i ve vnější komunikaci. Vzhledem k tomu, že některá ze specifikací PDF se objevuje prakticky bez výjimky ve všech prováděcích vyhláškách zákonů podporujících výměnu, konverzi a ukládání elektronických dokumentů, nabízí se otázka, proč tuto technologii nevyužít ke sjednocení práce se všemi dokumenty v úřadech.

Řešení společnosti Adobe sjednocuje všechny formy komunikace mezi občany, podnikateli, úřady a podniky do jednoho datového formátu PDF. Ať je elektronický dokument naskenovaný papír, nebo vznikl jako výstup aplikace, nebo je formulář, technická dokumentace, dokonce i zvukový nebo vide záznam, pořád jde o PDF a kdokoliv s ním může pracovat pouze se zdarma dostupným programem Adobe® Reader®. Pouze autor nebo tvůrce PDF dokumentu si pořizuje placený program, kterým navíc aktivuje rozšiřující možnosti práce pro zdarma dostupný Reader (podpisy, kometáře, ukládání formulářů, psací stroj). Tento koncept řádově zvyšuje komfort práce s PDF a nenutí uživatele instalovat a používat i pro jednoduché úkony další software.

Systém je postavený na dvou aplikacích, a to Adobe® Acrobat® pro menší instituce, a na řešení Adobe® LiveCycle® ES pro velké instituce. Příjemci dokumentů uvnitř i vně těchto institucí, tedy úředníci nebo občané a firmy, nepotřebují k práci s dokumenty PDF nic jiného než je zdarma dostupný Adobe® Reader®.

Výhodou PDF formátu je jeho otevřenost a veřejná norma. Proto je také množství výrobců software nabízejících prostředky pro práci s tímto typem elektronického dokumentu. Většina z nich se zaměřuje na samotnou tvorbu PDF a to formou „tisku“ do PDF. Reader používají pouze jako zobrazovač a další práce s PDF, jako jsou podpisy, certifikáty případně formuláře, řeší jiným software než je Reader. Uživatel potom řeší nutnost používat více různých software pro různé práce s PDF, navíc některé operace mohou být nekomfortní a dokonce v rozporu s běžnými zvyklostmi, jak se s dokumenty pracuje.

Příkladem může být například podepsání PDF. Běžný proces v úřadě spočívá v tom, že někdo připraví například rozhodnutí, vytiskne jej na papír a předá vedoucímu k podpisu. Ten si dokument přečte, zkontroluje a podepíše. Přesně tak pracuje uživatel s produkty Adobe. Napíše v textovém editoru dopis (analogie psacího stroje), převede jej do PDF a opatří jej klíčem pro podpis v Readeru. Vedoucí potom takový dokument v Readeru otevře, zkontroluje, rozhodne se, kam podpis vloží a na jednoduchý klik myší dokument podepíše. Pokud je potřeba, aby dokument podepsal někdo další, udělá to stejně a vidí, kdo dokument podepsal před ním. Bez možnosti aktivovat podpis v Readeru je práce podstatně méně pohodlná. Podpis dělá nějaká jiná aplikace do PDF bez aktivní účasti podpisujícího nebo při převodu nějaké obsahu do PDF. Je to asi tak, jako by výše zmiňovaný vedoucí nadiktoval asistentce, co by mělo být obsahem dokumentu, na papírku ji dal svůj podpis, aby viděla jak vypadá a přikázal by jí, aby vyrobila dokument, který vypadá, jako by ho podepsal. Sice by si ho následně mohl prohlídnout a říct „Opravdu to je stejné, jako bych to podepsal“, ale každý asi cítí, že to není ono.

Ano, o tom, jaký prostředek se pro práci použije rozhoduje také cena. Proto podepsala firma Adobe spolu s Ministerstvem vnitra České republiky speciální smlouvu o spolupráci, která umožní organizacím z veřejného sektoru nakupovat produkty Adobe za speciální ceny, které umožní nákup profesionálního software nejen pro práci s PDF, ale i s fotografiemi, videem, pro přípravu webových stránek či tisk profesionálně vypadajících materiálů.

Speciální podmínky pro pořízení produktů Adobe

Smlouvu mohou využívat ministerstva a státem zřízené instituce, krajské, městské a obecní úřady a podniky a organizace 100% vlastněné státem nevykonávající ziskovou výrobní nebo obchodní činnost.

Pořizování software probíhá prostřednictvím programu CLP (Cumulative Licence Program), což je cenový program pro nákup licencí produktů nebo služeb společnosti Adobe zohledňující jejich dlouhodobé nákupy a využívání. Aktuální seznam produktů a služeb, na něž se tento program vztahuje, je uvedený na internetu, nebo je k dispozici u kteréhokoliv autorizovaného partnera Adobe.

Ministerstvo vnitra ČR dále zřídilo ve spolupráci se společností Adobe tzv. Clearingové centrum, které shromažďuje údaje o všech produktech a službách pořízených jednotlivými organizacemi veřejné správy v rámci tohoto projektu. Pro evidenci pořízených produktů Adobe v rámci projektu CLP pak slouží Licenční web Adobe (LWS), kam mají přístup kromě zmiňovaného Clearingového centra, případně jím pověřené osoby, i organizace s vlastní smlouvou „affiliate“ (viz dále). Proces objednávání Samotný proces objednávání softwarových produktů Adobe může probíhat dvěma postupy, které se liší zejména v množství odebíraných licencí.

Velké instituce a organizace, které plánují objednávat řádově desítky licencí, si vytvoří vlastní smlouvu organizace, tzv. affiliate (pobočka), a společnost Adobe následně potvrdí číslo kontraktu a registraci organizace pro příjem licencí. Organizace pak zasílá objednávky vybranému prodejci Adobe (kterého vysoutěží např. na tržišti) spolu s uvedením vlastního čísla smlouvy a samotnou licenci dostane přímo e-mailem. Organizace má rovněž vlastní přístup na Licenční web Adobe pro přehledné sledování veškerých zakoupených licencí. Evidence licencí samozřejmě probíhá sou časně i v Clearingovém centru. Tento způsob pořizování licencí se předpokládá pro větší organizace, jako jsou ministerstva a státem zřízené instituce, magistráty, krajské úřady či státní podniky.

Naopak malé organizace (ale i velké úřady), jako např. městské či obecní úřady, které plánují nákup několika licencí, mohou používat zjednodušený postup, když zašlou svoji objednávku vybranému prodejci Adobe spolu s uvedení čísla smlouvy CLP s MVČR. Nemají sice vlastní přístup na licenční web Adobe, ale informace o svých licencích zjistí u Clearingového centra (MVČR může rovněž zpracováním objednávek pověřit interního pracovníka či externí firmu, což se prodejci Adobe dozví).

Více informací o licenčním programu CLP:
http://www.adobe.com/cz/aboutadobe/volumelicensing/clp/

Informace o nákupu licencí a vytvoření pobočky:
Tel.: +420 225 020 900
E-mail: infocz@adobe.com

Časté otázky

Jak je zajištěn soulad nákupu produktů s českou legislativou?
Smlouva pouze specifikuje doporučenou cenovou hladinu tak, aby ji prodejci byli schopni nabídnout poptávající organizaci.

Může jedné organizaci dodávat více resellerů nebo partnerů Adobe?
Ano, do jedné organizace může dodávat více prodejců. Záleží, kterého prodejce si pro daný projekt organizace vybere. Pokud prodejce uvede při objednávce zasílané distributorovi číslo kontraktu CLP, stačí to pro uplatnění cenových podmínek.

Může si organizace sama zvolit dodavatele?
Smlouva nedává žádnému prodejci exkluzivitu. Jednotlivé organizace nejsou při výběru dodavatele nijak omezeny a mohou si ho samy vybrat výběrovým řízením nebo přes tržiště.

Kdy má smysl mít vlastní smlouvu („affiliate“)?
Tato smlouva, která je v podstatě „podsmlouvou“ smlouvy CLP s MVČR, má smysl pro větší organizace, které hodlají nakoupit řádově desítky licencí Adobe. Připadá v úvahu zejména pro ministerstva, státem zřízené instituce, magistráty, krajské úřady a státní podniky. Nicméně pokud tyto organizace neuvažují o nákupu většího množství licencí, mohou nakupovat také v rámci smlouvy CLP s MVČR a vlastní smlouvu pobočky nezřizovat.

Je nějak omezen počet pořizovaných licencí jednou organizací?
Počet licencí na jednotlivé produkty není pro jednotlivé organizace nijak omezen.

Může organizace nakupovat softwarové produkty i od jiného dodavatele?
Smlouva CLP je nevýhradní. Každá organizace tak může pořizovat softwarové produkty či služby od kteréhokoliv jiného dodavatele.

Všechny formuláře je možné nalézt na adrese http://cds.mfcr.cz/i-formulare/.

Seznam dostupných formulářů:

• Daň z příjmů fyzických osob
• Daň z příjmů FO ze závislé činnosti a z funkčních požitků
• Daň z příjmů právnických osob
• Daň z přidané hodnoty
• Daň dědická
• Daň darovací
• Daň z převodu nemovitostí IF

V této videoprezentaci uvidíte, jak přidat kořenový certifikát certifikační autority do Adobe Acrobatu nebo Adobe Readeru, aby bylo možné ověřovat platnost podpisů v digitálně podepsaných dokumentech PDF, a jak se toto ověřování provádí.

Čas 6:59

V této videoprezentaci uvidíte, jak přidat do Adobe Acrobatu nebo Adobe Readeru privátní certifikát vydaný certifikační autoritou a pak v těchto aplikacích bezpečně podepisovat dokumenty PDF.

Čas 9:56

V tomto videotutorialu uvidíte, jak s využitím Acrobatu Pro ověřovat shodu dokumentů PDF s normou PDF/A.

Čas 9:27

V tomto videotutorialu se dozvíte, jak jednoduše, efektivně a správně vytvářet dokumenty PDF/A pomocí Adobe Acrobatu Standard nebo Adobe Acrobatu Pro.

Čas: 5:55

Jak na to?

1. V menu Acrobatu zvolte Dokument – Porovnat dokumenty. Zobrazí se dialogové okno pro výběr dokumentů, které chcete porovnat.
   

   Spuštění porovnání dokumentů

2. Zvolte dokumenty, které se budou srovnávat. Pokud máte jeden z dokumentů již otevřený, automaticky se zvolí v prvním výběru. Dále máte možnost zvolit rozsahy stránek, pro které se srovnání provede.
   

   Výběr dokumentů pro srovnání

3. Ve stejném dialogovém okně je možné vybrat i charakter dokumentu, který ovlivní způsob srovnávání.
4. Po kliknutí na tlačítko OK se vytvoří nové PDF se změnami vyznačenými pomocí komentářů a na levé straně obrazovky se otevře panel Porovnat, který umožňuje další práci s porovnanými dokumenty. Na něm nalezneme tyto prvky:
   1. Volby porovnávacího panelu: zde můžete nastavit, jak budou výsledky srovnání zobrazené a naleznete zde také přístup k většině dalších funkcí.
   2. Ikona zobrazení / skrytí výsledků porovnání.
   3. Ikona pro nastavení porovnávání: zde si můžete vybrat, které změny budou v porovnání vyznačeny. Zda to mají být jen změny v textu, nebo i v obrázcích, nebo ve formátování textu. Můžete zde také nastavit vzhled vyznačování změn.
   4. Náhled nového dokumentu s vyznačenými změnami a s připojeným protokolem o nalezených změnách.
   5. Náhled původního dokumentu s vyznačenými změnami.
      

      Výsledek porovnání dokumentů

5. Nově vytvořené si můžete uložit, případně vytisknout.

Celý postup si můžete přehrát ve formě videa:

Portfolio PDF slučuje několik souborů do jednoho celku. Tyto soubory mohou být různých typů a pocházet z různých aplikací – mohou to být textové dokumenty, prezentace, multimedia, technické výkresy, nebo jakákoliv jiná data. I jako součást portfolia PDF si zachovávají svůj formát a všechny vlastnosti. Můžete tedy otevřít, upravovat a pracovat s každou části portfolia PDF nezávisle, aniž byste ovlivnili ostatní obsah.

Portfolio PDF můžete vytvořit kliknutím na „Soubor“ > „Vytvořit portfolio PDF“ v hlavním menu v Adobe Acrobatu.

Na záložce „Vybrat rozvržení“ panelu „Upravit portfolio PDF“ je kromě základní mřížky standardně k dispozici 8 dalších rozvržení (viz obrázek). Vlastní rozvržení mohou být do Acrobatu instalovány ve formě .nav souborů a objeví se na této záložce v nové kategorii. Tu objevíte po kliknutí na rozbalovací nabídku, ve které je standardně pouze kategorie „Základní rozvržení“.

Pokud jste získali .nav soubor a chcete ho nainstalovat, abyste ho mohli využít při tvorbě nových portfolií PDF, postupujte podle následujících pokynů:

Instalace

1. Ve Windows klikněte na „Start“, poté „Spustit“. Do dialogového okna, které se zobrazí, zkopírujte následující text a stiskněte klávesu Enter.
   %USERPROFILE%\Application Data\Adobe\Acrobat\9.0\
   Na Macu v systému OSX jděte do adresáře „/Library/Application Support/Adobe/Acrobat/9.0_x86/“, který se nachází ve vašem domovském adresáři.
2. Pokud ve složce, která se otevřela, nevidíte složku „Navigators“, vytvořte ji.
3. Do této nové složky zkopírujte váš .nav soubor.
4. Pokud máte spuštěný Acrobat, ukončete ho a spusťte znovu.

V panelu „Upravit portfolio PDF“ byste nyní měli kromě položky „Základní rozvržení“ vidět i položku novou. Její název je závislý na konkrétním .nav souboru.

vyhledávací pole v Adobe Acrobat 9

Běžný život si bez stohů dokumentů ať již papírových nebo těch elektronických, zřejmě ani nelze představit. V řadě případů je navíc nutností nebo naší potřebou tyto dokumenty shromažďovat a uchovávat a případně se k nim v budoucnu i vracet. Adobe již přineslo řadu nástrojů jak tyto činnosti uživatelům ulehčit (včetně OCR – rozpoznávání textu v naskenovaném dokumentu, PDF portfolií – kombinování více dokumentů a jiných souborů do jediného PDF nebo formátů pro archivaci). Dnes si ukážeme, jak se v dokumentech PDF lépe orientovat.

Základní zkratka

Stejně tak jako se klávesa F1 vžila jako pomoc, která ve spuštěném programu vyvolá nápovědu, klávesovou zkratku Ctrl + F běžně spojujeme s vyhledáváním. V Acrobatu nás tato zkratka přenese do vyhledávacího pole, které nalezneme v horním panelu aplikace. K tomuto nástroji se dostaneme i přes nabídku Úpravy – Hledat. Zadáním hledaného výrazu a stiskem klávesy enter nebo stisknutím šipky vpravo vedle vyhledávacího pole se spustí prohledávání dokumentu na základě zadaného výrazu. Opakovaným stisknutím příkazu k vyhledávání se v dokumentu postupně vyznačují jednotlivé výskyty.

Nabídka vyhledávacího pole

Jednoduché vyhledávání lze snadno zpřesnit dalším nastavením. Acrobat může rozlišovat mezi malými a velkými písmeny, vyhledávat pouze celá slova nebo zahrnout do vyhledávání také poznámky a záložky.

Plné prohledávání

Klávesovou zkratkou Shift + Ctrl + F nebo otevřeme dialog Plné prohledávání Acrobatu. V nově zobrazeném okně můžeme nastavovat běžná kritéria vyhledávání, nalezneme zde i několik pokročilých funkcí.

Především zde můžeme vyhledávat ve více dokumentech najednou. K jejich specifikaci stačí vybrat umístění souborů a pro případné zpřesnění i další kritéria (jako datum vytvoření, autora nebo klíčová slova). Acrobat 9 navíc disponuje funkcí odvozování slov a umožňuje prohledávání příloh.

Co ale už mnoho lidí neví, je, že pomocí programu Adobe Acrobat se dají se soubory PDF provádět různé kancelářské úkony či procesy, podobně jako s obdobnými dokumenty v tradiční papírové podobě; díky nahrazení úkonů elektronickými procesy vše ale probíhá nesrovnatelně rychleji a efektivněji. V tomto článku si některé tyto úkony popíšeme, se zaměřením na praxi používanou v právnickém prostředí.

Organizace dokumentů

Patrně ze své praxe znáte situaci, kdy k nějakému případu vytváříte „spis“. Do něj ukládáte jednotlivé listiny a jiné dokumenty, které se k danému případu váží. Podobně lze pracovat také s elektronickými spisy pomocí programu Adobe Acrobat a formátu PDF.

Do formátu PDF lze pomocí Adobe Acrobat převést prakticky jakýkoli počítačový soubor, například text napsaný ve Wordu nebo jiném textovém editoru, tabulku z Excelu, výkres z kreslícího programu, fotografie, e-mailovou korespondenci apod. Do PDF formátu je možné také jednoduše převést jakýkoli tištěný dokument jeho naskenováním a uložením do PDF.

Dokumenty převedené do PDF lze pomocí Adobe Acrobatu organizovat do tzv. PDF Portfolií podobně jako papíry do spisu. Vytvoření takového Portfolia je velmi jednoduché, stejně jako veškeré procesy s PDF soubory. Adobe dbá na to, aby nejen samotné soubory PDF představovaly analogii k papírovým dokumentům, ale i práce s nimi odrážela praxi, na kterou jsme běžně navyklí.

PDF portfolio přestavuje vlastně jakýsi „elektronický PDF šanon“, který obsahuje jednotlivé dokumenty vážící se ke spisu, analogicky k deskám nebo k šanonu v papírovém světě. Na rozdíl od papírového spisu je do toho elektronického možné vkládat i multimediální soubory – například audio nebo video nahrávky výslechu, záběry z místa činu či z rekonstrukce apod. V elektronickém spise se narozdíl od papírového snáze vyhledá požadovaná informace, je možné jej zabezpečit (viz dále) a po uzavření případu spolehlivě zaarchivovat v archivačním formátu PDF/A.

Skenování dokumentů do PDF

Jak už jsem říkal, formát PDF je vhodný i pro ukládání naskenovných tištěných dokumentů. U takovýchto naskenovaných stránek je možnost nechat Acrobat rozpoznat naskenovaný text (provést tzv. OCR, Optical Character Recognition). Proč je to důležité? Význam této funkce spočívá v možnosti fulltextově prohledávat archiv skenovaných dokumentů a snadno v něm nalézt požadovanou informaci případně text vykopírovat pro další využití.

Výhoda ukládání skenovaných dokumentů do formátu PDF tkví navíc v tom, že i naskenovaný PDF dokument s rozpoznaným textem má všechny vlastnosti, jako jakýkoli jiný soubor PDF. Především: dokument stále vypadá, jako jeho papírový originál – i zde platí fixace vzhledu, základní charakteristika PDF formátu. Tzn. i pro provedení OCR nám zůstává věrná vizuální podoba originálu, jsou v něm vidět případné ruční poznámky, podpisy, razítka, loga, čarové kódy apod. Ale navíc se v dokumentu, v jakési „skryté vrstvě“ pod vrstvou vizuální, dá vyhledávat, případně kopírovat rozpoznaný text. Obsahuje-li dokument citlivé údaje, může se zabezpečit – např. heslem nebo certifikátem (viz dále), stejně jako jiné dokumenty PDF.

Archivace dokumentů – standard PDF/A

Co je standard PDF/A? Je to „podmnožina“ formátu PDF s definovanými a popsanými vlastnostmi a charakteristikami, důležitými právě pro zajištění dlouhodobé čitelnosti. Je to formát, který je schválen mezinárodním standardizačním úřadem jako ISO standard pro dlouhodobou archivaci dokumentů v elektronické formě a je to mimochodem také formát doporučený vládami mnoha zemí včetně České republiky jako archivační formát pro dokumenty ve státní správě a jako komunikační formát datových schránek.

Adobe Acrobat umožňuje uložit soubor PDF do tohoto archivačního formátu, nebo soubor zkontrolovat, zda specifikaci PDF/A vyhovuje.

Chcete-li uložit PDF soubor do archivačního formátu PDF/A, zvolte v Acrobatu Pro příkaz Další volby > Kontrola před výstupem a v seznamu profilů vyberte Převést do PDF/A a klepněte na Analyzovat a opravit.

Zabezpečení dokumentů

Důležitou roli v mnoha oborech lidské činnosti, a v právní praxi zvláště, hraje zabezpečení dokumentů. Zabezpečení můžeme spatřovat v několika rovinách:

• autentizace – průkaznost, že dokument skutečně pochází od deklarovaného autora (analogie podpisu a razítka),
• ochrana před nepovolaným přístupem k dokumentu, resp. k informacím v něm obsaženým,
• ochrana proti neoprávněné změně (záměrné či nechtěné),
• ochrana citlivých údajů (např. osobních údajů).

Z technického pohledu můžeme soubory PDF (jednotlivé PDF dokumenty i „PDF spisy“) chránit

• heslem, a to buď už pro otevření souboru, nebo pro provedení změn či kopírování obsahu souboru,
• elektronickým podpisem, který zajišťuje autentizaci autora.
• zašifrováním pomocí elektronického certifikátu, který povoluje otevření souboru pouze určeným osobám.
• zaručeným elektronickým podpisem pro komunikaci s úřady státní správy (soudy, státní zastupitelství aj.). Elektronické podání (např. k soudu) podepsané zaručeným elektronickým podpisem má stejnou váhu jako podání v listinné podobě podepsané a doručené fyzicky.

Ochrana heslem

Nastavení hesla pro otevření souboru v dokumentu PDF znamená, že soubor otevře jen osoba, která heslo zná. Podobně je možné nastavit heslo pro provedení změn v dokumentu. Osoba bez znalosti hesla takový dokument nemůže měnit; případně lze heslem povolit nebo zakázat tisk dokumentu, vyplňování formulářových polí, jde-li o PDF formulář, nebo kopírování obsahu z PDF souboru.

Vodoznak

Do oblasti zabezpečení PDF souborů můžeme zařadit i vodoznak. Ten sice dokument přímo nechrání, můžeme jím však označit určitou aktuální charakteristiku dokumentu, například stav „Koncept“. Takovýto nápis (ale i třeba obrázek, logo apod.) je pak zobrazen podle nastavení na první nebo na každé stránce, nebo se objeví v dokumentu pouze při jeho vytištění. Díky tomu nemůže být dokument omylem vydáván za finální verzi.

Elektronický podpis a certifikát

Důvody, proč podepisovat PDF dokument elektronickým podpisem, mohou být v zásadě dva:

• Autentizace – osoba (úřad, firma) podpisem prokazuje, že je opravdu autorem daného dokumentu. Toto se děje pomocí elektronického podpisu digitálním certifikátem.
• Závaznost – podepsaná osoba právně zodpovídá za obsah dokumentu. Realizuje se elektronickým podpisem.

Z technického pohledu je podpis a certifikát jedno a totéž. Jedná se o soubor obsahující identitu autora v šifrované, tedy nezměnitelné formě. Je-li tento soubor připojen k dokumentu, lze jím zajistit jak autenticitu dokumentu, tak jeho nezměněnost od okamžiku, kdy byl dokument podepsán.

Z hlediska využití lze v Adobe Acrobatu používat podpis vytvořený samotným uživatelem nebo zaručený elektronický podpis.

Vlastní elektronický podpis (self-sign) je vytvořen samotným uživatel pro potřeby komunikace s okruhem konkrétních příjemců. Každému z nich mohu předat veřejnou část klíče svého podpisu, s níž je porovnávána privátní část klíče obsažená v podepsaném dokumentu. Vlastní elektronický podpis je možné vytvořit v samotném Adobe Acrobatu, stejně jako je pomocí jeho prostředků možné poslat veřejnou část klíče konkrétní osobě (osobám). Vlastní elektronický podpis je možné využívat při opakované komunikaci se spolupracujícími osobami nebo firmami, nebo při komunikaci uvnitř organizace. Stačí si s dotyčnými osobami vyměnit veřejné části klíčů a přidat si tyto osoby mezi důvěryhodné. S těmito osobami si pak můžete posílat podepsané dokumenty a Acrobat ověří, že dokumenty jsou podepsané těmi skutečnými osobami.

Zaručený elektronický podpis (podpis důvěryhodným certifikátem) vydává stát, resp. jím pověřená certifikační autorita (u nás např. Česká pošta či První certifikační autorita a.s.). Dokument podepsaný zaručeným podpisem zaručuje právní závaznost dokumentu ve vztahu k orgánům státu. Například elektronické podání k soudu podepsané takovým podpisem má stejnou závaznost jako podání v listinné podobě doručené k soudu fyzicky.

V případě zaručeného elektronického podpisu je garantem důvěryhodnosti vydavatel certifikátu. Zařadíme-li mezi důvěryhodné autority vydavatele certifikátu, automaticky jsou ověřeny podpisy jím vydané.

Podrobněji o nastavování důvěryhodnosti viz článek Adobe Acrobat 9 – datové schránky a PDF.

Certifikát (elektronický podpis) může být osobní (prokazuje konkrétní osobu), nebo institucionální, někdy se označuje jako elektronická značka (prokazuje úřad či firmu).

Elektronické podepisování smluv oběma stranami

Elektronicky podepsaný PDF dokument rovněž zajišťuje, že dokument nebyl změněn. Toho lze využívat například při elektronickém vyměňování smluv. Jedna smluvní strana pošle druhé smlouvu v PDF podepsanou ze své strany, druhá strana ji rovněž podepíše a pošle zpět první straně. Jediné, co se změnilo, je, že v dokumentu přibyl druhý podpis. Obě strany tak mají identický elektronický dokument, prokazatelně podepsaný oběma stranami a prokazatelně nezměněný od prvního podepsání.

Lze přitom využívat jak vlastních elektronických podpisů smluvních stran (strany si před ověřením podpisů vymění veřejné části elektronických klíčů – viz výše), tak zaručených elektronických podpisů.

Odstranění citlivých údajů

Občas je potřeba někomu poslat dokument z reálného případu. Přitom nechcete sdělit příjemci některé citlivé údaje, např. jména a rodná čísla osob, apod. Acrobat umožňuje pomocí funkce Redigování (možná by správnější termín měl znít cenzura) označit tato citlivá místa a pak je z dokumentu odstranit. Mohou to být nejen úseky textu, ale i jiné libovolné oblasti v PDF dokumentu. Místa jsou pak označena černou (nebo jinou) barvou, narozdíl od začernění na papíře je však původní obsah bezpečně a natrvalo z dokumentu odstraněn, nejen „překryt“.

Jak na redigování

Pomocí příkazu Další volby > Redigování > Označit pro redigování označte v dokumentu citlivá místa – kousky textu, ale obrázky, loga apod.

Příkazem Další volby > Redigování > Aplikovat redigování obsah označených míst z dokumentu natrvalo z odstraníte.

Místa jsou pak označena černými (nebo jinak barevnými, podle volby) pruhy.

Návrhy dokumentů a korektury

Software Adobe Acrobat také umožňuje spolupracovat na návrzích dokumentů od prvotního konceptu po konečné znění. Opět je zde věrná analogie s papírovým světem: autor vytvoří koncept dokumentu, vytiskne jej a výtisk předá dalším osobám. Ty papír popíší svými připomínkami, vrátí autorovi a ten je zpětně zapracuje do návrhu textu.

Stejnými metodami a velmi podobnými prostředky lze pracovat i s dokumenty PDF pomocí Acrobatu, nebo dokonce pomocí Adobe Readeru. Pokud to totiž autor dokumentu povolí v Acrobatu Professional, soubor může komentovat i uživatel bezplatného Readeru. Díky tomu se nemusíte starat o to, má-li druhá strana stejné programové vybavení jako vy.

V Acrobatu nebo Readeru se ke komentování používají opět analogické nástroje jako v papírovém světě – nástroj pro škrtání, opravování nebo vkládání textu (analogie korekturních značek), barevné zvýrazňovače, žluté lístečky, šipky, razítka apod.

Autor dokumentu postupně naimportuje do původního PDF soubory připomínky a ty se mu zobrazí na těch místech, kde je připomínkující vložili. V samostatném panelu Poznámky na spodním okraji okna dokumentu jsou navíc poznámky přehledně seřazeny a setříděny podle různých kritérií (podle stránky, času, autora poznámky apod.). U poznámek můžete označovat stav (např. zapracovaná či odmítnutá) a zajistit tak, že na žádnou nezapomenete.

Tento postup lze s výhodou využít například v průběhu návrhu smluv: papír je pomalý, při posílání nativních souborů (například .doc) vám zase protistrana může do dokumentu vnést nežádoucí změny, které přehlídnete. Vlastní obsah dokumentu PDF nikdo nepozmění, jen do něj přidá připomínky.

Podrobnější informace o revizích a korekturách dokumentu najdete v samostatném článku.

Pro vkládání poznámek do PDF slouží stejné typy nástrojů, jaké známe z papírového světa: „nalepovací“ lístečky, korekturní značky pro škrtání, přepisování i vkládání textu, barevné zvýrazňovače, razítka, tužka, šipka apod. Na spodním okraji okna dokumentu pak přehledně vidíme všechny poznámky v dokumentu seřazené podle autora, stránky, typu, stavu apod.

Porovnávání dokumentů

V různých oborech lidské činnosti jsme často vystaveni potřebě porovnat dvě různé verze téhož dokumentu, u právníků opět třeba smlouvy. Jedná-li se o jednu stránku, pravděpodobně nebude složité porovnat obě verze vizuálně. U delších dokumentů už to bude nepohodlné a zdlouhavé a zde přichází ke slovu Acrobat a jeho funkce automatického porovnání dvou souborů. Výsledkem je přehledný souhrn změn s vizuálně vyznačenými místy, kde a k jakým změnám došlo.